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    Exemples de processus de validation des factures (Workflow) dans GO7

    02.06.2020

    Vous trouverez ci-dessous 3 exemples de mises en oeuvre des processus de validation (Workflow) sur le circuit des factures dans GO7. Il est possible de paramétrer autant d'étapes que souhaité avec des intitulés propres à votre fonctionnement.

    I - Exemple 1 (constatation avant "service-fait")

    A - Workflow global
    B - Descriptif détaillé du Workflow
    Etape

    Description

    Saisie ou WF

    Logiciel

    Profil

    Illustration
    Etape 1
    Réception des factures

    Réception des factures par :

    • Courier (papier)
    • Email
    • Téléchargement depuis le site du fournisseur
    • Téléchargement manuel depuis CHORUS  PRO

    Réception


    Accueil

    Etape 2
    Classement des pièces physiques

    Classement des factures reçues au format "papier" après numérisation (scan)

    Classement


    Accueil

    Etape 3
    Enregistrement des factures

    Attachement d'un enregistrement à une facture :

    • A partir de la panière
    • Avec le connecteur Chorus Pro (en option)

    • Saisie
    • Transfert (connecteur)

    • GO7
    • Connecteur Chorus (en option)

    Accueil

    Etape 4
    Envoi aux assistant(e)s

    Une fois la saisie terminée, envoi d'un flux d'information pour saisie de la constatation

    WF

    GO7

    Accueil

    Etape 5
    Réception de l'enregistrement

    Chaque assistante visualisera les enregistrements concernant les opérations sur lesquelles elle est cochée comme étant intervenant

    Mon espace

    GO7

    Assistante

    Etape 6
    Génération de la constatation

    Saisie de la constatation à partir de l'enregistrement. Les informations telles que les dates et libellés se reportent automatiquement. C'est l'étape de vérification financière (solde disponible sur l'engagement, résorption d'avance, RG, révision, ...)

    Saisie

    GO7

    Assistante

    Etape 7
    Classement de la pièce

    En option : Classement assisté de la pièce jointe vers un fichier sécurisé de la GED NOVAXEL. Ce classement peut être agrémenté de la DAR (ou demande de paiement) générée à partir de la saisie GO7

    Action

    NOVAXEL

    Assistante

    Etape 8
    Envoi aux opérationnels

    Après saisie, envoi de la pièce aux opérationnels pour validation

    WF

    GO7

    Assistante

    Etape 9
    Validation Service Fait

    Consultation de la saisie et des pièces jointes par les opérationnels. Validation du service fait

    WF Mon espace

    GO7

    Opérationnel

    Etape 10
    Validation Direction

    Idem étape 7. Dernière validation avant validation comptable

    WF Mon espace

    GO7

    Direction

    Etape 11
    Validation comptable

    Validation de l'écriture comptable. Après cette étape, il est impossible d'apporter des modifications à la saisie.

    Validation Comptable

    GO7

    Comptable

    Etape 12
    Mise en paiement

    • Procédure habituelle de paiement (Campagne)
    • Modification statut facture sur Chorus Pro

    Règlements Dépenses


    • GO7
    • Connecteur Chorus (en option)



    C - Remarques
    • La partie « Enregistrement » est facultative (en dehors du connecteur Chorus Pro / GO7) : les factures peuvent également être rattachées directement à la saisie de la constatation, mais dans ce cas, il faut gérer l'affectation des documents scannés hors GO7.
    • Avec le connecteur Chorus Pro / GO7, les factures fournisseurs sont importées depuis Chorus Pro dans les enregistrements de GO7 et donc l'utilisation des enregistrements devient obligatoire.
    • Les affectations d'utilisateurs pour l'affichage dans « Mon Espace » se font par la combinaison de la fonction de la personne avec les coches « Intervenants » sur chaque dossier.
    • « Mon Espace » sous-entend la pré-sélection de la fenêtre «Validation / Documents » à l'ouverture de GO7.

    II - Exemple 2 ("service-fait" avant constatation)

    Dans cet exemple, la validation « Service Fait » se déroule avant la génération des constatations.

    III - Exemple 3 (AirFact)

    Dans ce cas de figure, la saisie et validation des factures fournisseurs sont réalisées en ligne à partir de l'application web AirFact avant d'être importées dans GO7 pour la validation comptable et mise en paiement.
    • Cliquer ici pour voir le processus de validation des factures dans AirFact et GO7
    • Cliquer ici pour découvrir l'application AirFact


    Créé le 01/09/2016 par Laurent Hinton
     


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