Présentation du logiciel de Gestion de Projets GP16 : déroulement d'un projet 'type'

Le niveau Dossier est le niveau le plus élevé de GP16. On retrouve ansi dans le dossier tous les éléments du projet : budget, bilan, planning (tâches et intervenants), documents attachés, prévisions...
Le Dossier peut contenir un (ou des) projets créés à partir de zéro ou à partir d'un projet étalon.
Il est aussi possible d'enregistrer plusieurs versions d'un projet.
Enfin, lors de la création du Dossier, vous pourrez choisir de le relier avec l'une de vos opérations dans GO7. Ce lien vous permettra d'exporter le bilan vers GO7 et de faire remonter le réalisé de GO7 dans GP16 pour le calcul des prévisions.

La création du budget dans GP16 s'adapte à vos habitudes de travail :

A. Import Excel
De très nombreux opérationnels réalisent leurs budgets sous Excel. Ils sont alors contraints de ressaisir leur budget dans GO7 et de modifier à la main toutes les modifications de montants.
Fort de ce constat, le logiciel GP16 vous permet d'effectuer un import 'dynamique' depuis Excel : l'ensemble des montants, feuilles et formules dans Excel sont importés à l'identique dans l'onglet Budget de GP16. Ainsi, le budget peut être modifié (de manière similaire à Excel) une fois l'import réalisé et aucune ressaisie ne vous est demandée.
A noter : vous pouvez aussi préparer un 'classeur modèle' dans Excel qui reprendra toute la structure de votre budget ainsi que les liens avec le bilan (voir 3. Définition du bilan).

B. Saisie dans GP16
Pour les nouveaux projets, il vous est aussi possible de créer votre budget directement dans GP16 : vous y retrouverez l'ensemble des fonctionnalités 'classiques' d'Excel : gestion des colonnes et cellules, formules de calcul...

La prochaine étape de votre projet est la définition de tous vos postes bilans : dépenses, recettes, amortissement, mobilisation...

A. Création du bilan
Comme pour le budget, il vous est possible d'importer votre bilan depuis GO7 (étalon ou opérationnel).

B. Définition du bilan
Vous pouvez alors renseigner les montants HT de votre bilan de 2 manières :

• En saisissant les montants directement dans chaque poste (simulation hors GO7)
  
• En important le fichier budget client (incluant l'onglet bilan)

C. Export vers GO7
Dans le cas d'un projet relié à une opération dans GO7, le bilan pourra être exporté à chaque étape : projet, initial, approuvé.

Le Planning vous permet de gérer intuitivement tous les éléments temporels de votre projet à partir d'un diagramme de Gantt : tâches, intervenants, liens entre événements... Vous pouvez créer chaque événement individuellement ou à partir d'un planning étalon. 

Les fiches 'Tâche' constituent les éléments de base du planning. Elles regroupent toutes les données temporelles (périodes, avancement), financières (bilan, répartition) et humaines (fonctions et heures des intervenants).

Comme pour tout diagramme de Gantt, la modification d'une tâche entraine la modification (décalage temporel ou financier) de tous les éléments reliés à cette tâche.
Le planning vous permet aussi de visualiser votre projet sous forme de liste (par poste) ainsi que par intervenant.

Etape ultime de la Gestion de Projets, les prévisions vous permettent de réaliser sans autre saisie un échéancier prévisionnel de tous les mouvements financiers de votre projet.
Les données modifiées dans le planning ainsi que les données du réalisé (lié à GO7) sont intégrées dans le calcul des prévisions lors de la procédure d'actualisation.
Les prévisions vous permettent donc de visualiser vos écarts de trésorerie sur tout le cycle de vie de votre projet et de modifier vos budgets et plannings en conséquence.