Présentation de la Gestion de Projets GP16 : déroulement d'un projet 'type'

11.06.2018

1. Objectifs du logiciel

Le logiciel de Gestion de Projets GP16 est le nouvel outil dédié aux opérationnels à l'intérieur de la Suite Universem. Son développement a été structuré autour des exigences suivantes : permettre aux opérationnels d'établir un planning entièrement modifiable qui, lié à un budget prévisionnel, permet de réaliser un échéancier prévisionnel des mouvements financiers. permettre aux opérationnels d'importer un budget sans nécessité de ressaisie des montants & formules du fichier (les budgets étant souvent réalisés sur Excel)
2. Création & déroulement d'un projet "type"
Afin de vous faire une idée du fonctionnement de GP16, vous trouverez ci-dessous la description de la création et du déroulement d'un projet "type" :

1. Création du dossier
Le niveau Dossier est le niveau le plus élevé de GP16. On retrouve ansi dans le dossier tous les éléments du projet : budget, bilan, planning (tâches et intervenants), documents attachés, prévisions... Le Dossier peut contenir un (ou des) projets créés à partir de zéro ou à partir d'un projet étalon. Il est aussi possible d'enregistrer plusieurs versions d'un projet. Enfin, lors de la création du Dossier, vous pourrez choisir de le relier avec l'une de vos opérations dans GO7. Ce lien vous permettra d'exporter le bilan vers GO7 et de faire remonter le réalisé de GO7 dans GP16 pour le calcul des prévisions.

2. Saisie ou import depuis Excel du budget prévisionnel (onglet budget)
La création du budget dans GP16 s'adapte à vos habitudes de travail : A. Import Excel De très nombreux opérationnels réalisent leurs budgets sous Excel. Ils sont alors contraints de ressaisir leur budget dans GO7 et de modifier à la main toutes les modifications de montants. Fort de ce constat, le logiciel GP16 vous permet d'effectuer un import 'dynamique' depuis Excel : l'ensemble des montants, feuilles et formules dans Excel sont importés à l'identique dans l'onglet Budget de GP16. Ainsi, le budget peut être modifié (de manière similaire à Excel) une fois l'import réalisé et aucune ressaisie ne vous est demandée. A noter : vous pouvez aussi préparer un 'classeur modèle' dans Excel qui reprendra toute la structure de votre budget ainsi que les liens avec le bilan (voir 3. Définition du bilan). B. Saisie dans GP16 Pour les nouveaux projets, il vous est aussi possible de créer votre budget directement dans GP16 : vous y retrouverez l'ensemble des fonctionnalités 'classiques' d'Excel : gestion des colonnes et cellules, formules de calcul...
3. Définition du bilan
La prochaine étape de votre projet est la définition de tous vos postes bilans : dépenses, recettes, amortissement, mobilisation... A. Création du bilan Comme pour le budget, il vous est possible d'importer votre bilan depuis GO7 (étalon ou opérationnel). B. Définition du bilan Vous pouvez alors renseigner les montants HT de votre bilan de 2 manières : En saisissant les montants directement dans chaque poste (simulation hors GO7) En important le fichier budget client (incluant l'onglet bilan) C. Export vers GO7 Dans le cas d'un projet relié à une opération dans GO7, le bilan pourra être exporté à chaque étape : projet, initial, approuvé.

4. Création du planning (tâches et intervenants)
Le Planning vous permet de gérer intuitivement tous les éléments temporels de votre projet à partir d'un diagramme de Gantt : tâches, intervenants, liens entre événements... Vous pouvez créer chaque événement individuellement ou à partir d'un planning étalon. Les fiches 'Tâche' constituent les éléments de base du planning. Elles regroupent toutes les données temporelles (périodes, avancement), financières (bilan, répartition) et humaines (fonctions et heures des intervenants). Comme pour tout diagramme de Gantt, la modification d'une tâche entraine la modification (décalage temporel ou financier) de tous les éléments reliés à cette tâche. Le planning vous permet aussi de visualiser votre projet sous forme de liste (par poste) ainsi que par intervenant.

5. Prévisions (échéancier des mouvements financiers)
Etape ultime de la Gestion de Projets, les prévisions vous permettent de réaliser sans autre saisie un échéancier prévisionnel de tous les mouvements financiers de votre projet. Les données modifiées dans le planning ainsi que les données du réalisé (lié à GO7) sont intégrées dans le calcul des prévisions lors de la procédure d'actualisation. Les prévisions vous permettent donc de visualiser vos écarts de trésorerie sur tout le cycle de vie de votre projet et de modifier vos budgets et plannings en conséquence.